CBBS OVER PFFP


CBBS in Rijswijk ondersteunt bedrijven in alles wat te maken heeft met personeel. HR-advies, HRM-software, salarisadministratie en salaris- en facturatiesoftware. Het bedrijf kwam vier jaar geleden met PffP in contact via een overname en in eerste instantie werd gedacht: die Maarten is een dure adviseur. Kan dat niet minder? Maar het bedrijf ontdekte al snel dat die veronderstelling een misrekening bleek. “We merkten dat als je met iemand als Maarten werkt, dat buitengewoon nuttig en comfortabel is om de ontwikkeling in je bedrijfsvoering op een hoger niveau te krijgen.” Een gesprek met de drie leden van het managementteam van CBBS: Directeur Ton van den Berge, Manager Kwaliteit Mark van den Berge en Manager Finance & Control Marco Pos.

AFAS? We werkten met heel andere pakketten

Ton steekt van wal: “De overname betrof een bedrijf in Rotterdam, het Werkgeversinstituut (WGI). Maar in dezelfde periode namen we ook een ander bedrijf over: PPS in het Groningse Winschoten.
Die beide bedrijven hadden al veel in AFAS geautomatiseerd, terwijl we zelf eigenlijk met een ander pakket werkten. We kenden AFAS helemaal niet. Maar we moesten een keuze maken: wordt het AFAS of dat andere pakket? Al snel werd duidelijk dat het AFAS moest worden. En in die beslissing heeft Maarten natuurlijk een doorslaggevende rol gespeeld, samen met Marco. Die hebben dat samen gefikst.
Marco: "Ik had al wel met AFAS gewerkt maar was niet per se een expert op dat gebied. Maarten heeft me in alle kennis en kunde uitgebreid meegenomen. En dat was noodzakelijk, want al snel werd duidelijk dat we voor die overgenomen bedrijven het beste voor AFAS konden kiezen, onder andere vanwege de complexiteit van de verschillende processen. Bij een van die bedrijven hadden we te maken met enorm veel toepassingen en die kregen we onmogelijk in een ander pakket. Vandaar dat de keuze natuurlijk snel was gemaakt.”

Een groot probleem werd in een weekend opgelost.

Ton: “De leverancier van dat andere pakket gooide zelf de handdoek al in de ring. Die zei: wat jullie willen, gaat je met ons pakket nooit lukken. En er speelde op dat moment ook een probleem met het loonpakket van het bedrijf uit Winschoten dat we hadden overgenomen.
De vorige eigenaar had de hele facturatie vanuit dat loonpakket in Excel ondergebracht. Dat bleek enorm risicovol te zijn, omdat je heel gemakkelijk te maken kunt krijgen met bijvoorbeeld verkeerde kruisverwijzingen in velden. Dat gaat geheid fout op een gegeven moment, zéker als je zo’n Excel-bestand in 10 jaar steeds groter laat worden. En dat ging het dus ook: het bestand was veel te groot, te log en ontzettend foutgevoelig. Er werden verkeerde facturen gestuurd, voor verkeerde salarisstroken, verkeerde prijzen..het liep helemaal in de soep.

We hebben Maarten er toen bij gehaald en die zei: waarom breng je al die gegevens niet rechtstreeks onder in AFAS Projecten? Via een AFAS analyse ga je dan rekenen met de gegevens die in AFAS staan. Kan dat dan? vroegen wij. Ja natuurlijk, zei Maarten, dat regel ik wel even. Nou, dat heeft-ie toen ook letterlijk in een weekend geregeld. Razendsnel, en dat moest ook wel want anders was het echt misgelopen. Maarten heeft toen dus zijn waarde laten zien door iets geweldigs neer te zetten waarop wij onze facturatie konden baseren.
 



En we konden alle fouten daarna ook nog met terugwerkende kracht in een correctiefactuur eruit laten komen. Dat was echt een huzarenstukje! Dankzij al die kennis en kunde gaf hij meteen een visitekaartje dat ons een enorm vertrouwen gaf. Zo’n man heb je in dit soort processen echt nodig en Maarten is gewoon heel erg goed. Vervolgens ben je dan ook meteen vergeten dat dit geld kost, want hij is zijn geld dubbel en dwars waard.”

Niet zomaar elk bedrijf als klant

Mark vult aan: “Al vanaf het begin was een heel sterke klik met Maarten. Ik ontmoette hem voor het eerst bij het bedrijf dat wij hadden overgenomen; Maarten was daar toen op kantoor. Achteraf hoorden we dat we door Maarten heel positief bevonden waren. Dat kwam omdat hij ook nogal eens kritisch is op klanten die zich bij hem aandienen; hij wil zich niet zomaar aan elk bedrijf committeren.

Er was een goeie klik maar het was voor ons eigenlijk een soort sollicitatie. Maarten keek kritisch naar ons als klant en dacht waarschijnlijk: wat is dat voor een club? Maar dat kritisch vermogen is tegelijk ook een enorme kracht. Daardoor kan hij het zich permitteren om alleen maar leuke klanten te hebben. Bedrijven waar hij niets mee heeft, daar neemt hij gewoon afscheid van. En daardoor heb je als klant per definitie ook een goede relatie met hem, dat is wel heel bijzonder. In onze samenwerking zag hij, na de overname, een andere dynamiek ontstaan. We merkten dat hij ons mócht. En vervolgens zijn we dus met elkaar een plan van aanpak gaan maken voor de inrichting van allerlei nieuwe processen. Dat is geweldig verlopen.”

Inrichting van werkprocessen in de payrolling.

Marco: “Door werkzaamheden van Maarten zijn wij in staat om te groeien en verder te komen. Bij onze laatste overname, een payrollingbedrijf voor expats, heeft Maarten bijvoorbeeld ook aan de inrichting van de werkprocessen gewerkt. Dus aan alle werkprocessen en alle workflows die in AFAS ingericht moeten worden en die vervolgens bij bepaalde mensen terecht moeten komen, zodat ze bepaalde taken kunnen uitvoeren. Maarten heeft daar ook heel veel kennis van en daardoor konden wij alle processen volledig geautomatiseerd inrichten. Nou hebben wij hier trouwens ook wel iemand in dienst die daar veel van weet, maar die heeft ook af en toe een sparringpartner nodig om bepaalde dingen af te stemmen. Met vragen als: wat is nu handig? Wat zijn de gevolgen ervan als ik het op die manier inricht? Kan ik het beter anders doen?



Groeien door anderen helpen te groeien

Mark: “Oorspronkelijk was Maarten voor ons eigenlijk een vraagbaak die alle workflows kon fixen voor het bedrijf WGI dat we destijds hebben aangekocht. Langzamerhand bleek dat Maarten nog veel meer kon. We hebben hem toen benaderd voor facturatie en ook de doelgroepen op financieel gebied kwamen aan de orde. Daarna heeft Marco alles in gang gezet om te kunnen doorpakken dat alles in AFAS terechtkwam en om ervoor te zorgen dat alles soepel samenwerkt.

Maar al die workflows maken we nu zelf. Daar hebben we Maarten niet meer voor nodig, maar dat vindt hij ook helemaal niet erg. Als Maarten nu nog hetzelfde zou doen als in de tijd dat we ‘m hebben leren kennen, zat-ie hier nu fulltime. Maar ondertussen zijn er hier ook mensen die nu kunnen wat hij in het begin voor ons deed. Dat zwengelde Maarten trouwens zelf allemaal aan: jullie moeten intern eens zoeken naar een soort applicatiebeheerder want ik zit nu allemaal dingetjes te doen die jullie zelf heel goed kunnen. Je moet alleen wel iemand hebben die dat snapt. Zo heeft hij in de loop van de tijd die collega geholpen om daarin te groeien. Maar Maarten kan daardoor juist ook groeien. Hij pakt juist graag de complexe zaken op waardoor hij verder komt.”

Ton: “We zijn heel blij dat we deze relatie met Maarten hebben. Onze software is namelijk redelijk ondoorgrondelijk. Het is heel complex. Dat moet je ook niet willen proberen te doorgronden, dat gaat je niet lukken en daar word je uiteindelijk alleen maar chagrijnig van. Maar in zo’n situatie is het wél fantastisch als je iemand zoals Maarten kent."

CBBS ondersteunt al meer dan 60 jaar vele verschillende ondernemers op het gebied van salarisadministratie, salarissoftware, HRM-software en HR-zaken.

CBBS is trotse partner van Visma | YouServe en aanbieder van AFAS en Nmbrs, waarmee ze hun klanten een prachtig, compleet en divers aanbod aan salarissoftware en HRM-pakketten bieden. 

‘In dit soort processen heb je echt een man als Maarten nodig en híj is gewoon heel erg goed.’